আউটলুক 2013-এ অফিস থেকে কীভাবে সেট আউট করবেন

Outlook 2013-এ অফিসের বাইরের উত্তর কীভাবে সেট করবেন তা জানা গুরুত্বপূর্ণ যদি আপনার কাছে এমন পরিচিতি থাকে যা আপনাকে ইমেল করতে পারে এবং তাদের জানা দরকার যে আপনি কিছু সময়ের জন্য বার্তাটি নাও পেতে পারেন। অফিসের বাইরের উত্তর হল এমন কিছু যা Outlook 2013-এ আপনার ইনবক্সে ইমেল বার্তা আসার সাথে সাথেই পাঠানো হবে এবং অফিসের বাইরের উত্তরের বিষয়বস্তুতে আপনি যে তথ্য জানাতে চান তা অন্তর্ভুক্ত করতে পারে।

নীচের ধাপগুলি আপনাকে দেখাবে কিভাবে Outlook 2013-এ অফিসের বাইরে একটি উত্তর তৈরি করতে হয় যদি আপনার একটি ইমেল অ্যাকাউন্ট থাকে যা একটি এক্সচেঞ্জ সার্ভারের অংশ নয়। এতে ইমেল ঠিকানাগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যেগুলি Gmail, Yahoo, Outlook.com বা অন্যান্য অনুরূপ সরবরাহকারীদের মধ্যে একটির মতো ইমেল প্রদানকারী দ্বারা হোস্ট করা হয়৷ বেশিরভাগ ইমেল প্রদানকারীর অফিসের বাইরে একটি উত্তরও থাকবে যা আপনি তাদের ওয়েব পোর্টালের মাধ্যমে কনফিগার করতে পারেন, যা আপনার পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে একটি ভাল বিকল্প হতে পারে।

আউটলুক বিতরণ তালিকাগুলি একটি দুর্দান্ত বিকল্প হতে পারে যদি আপনাকে প্রায়শই একই বৃহৎ গোষ্ঠীর লোকেদের ইমেল করতে হয় এবং এটি করার সময় প্রতিটি পৃথক ঠিকানা ম্যানুয়ালি প্রবেশ করতে না চান।

কিভাবে আউটলুক 2013 এ স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করবেন

1. আউটলুক 2013 খুলুন।
2. ক্লিক করুন নতুন ইমেইল বোতাম
3. ইমেলের টেক্সট বক্স বডিতে আপনার অফিসের বাইরের বার্তাটি টাইপ করুন।
4. ক্লিক করুন ফাইল ট্যাব
5. ক্লিক সংরক্ষণ করুন.
6. টেমপ্লেটের জন্য একটি নাম টাইপ করুন ফাইলের নাম ক্ষেত্র, তারপর ক্লিক করুন টাইপ হিসাবে সংরক্ষণ করুন, পছন্দ করা আউটলুক টেমপ্লেট, তারপর ক্লিক করুন সংরক্ষণ.
7. ক্লিক করুন বাড়ি ট্যাবে, ক্লিক করুন নিয়ম বোতাম, তারপর ক্লিক করুন নিয়ম এবং সতর্কতা পরিচালনা করুন.
8. ক্লিক করুন নতুন নিয়ম বোতাম
9. ক্লিক আমি প্রাপ্ত বার্তাগুলিতে নিয়ম প্রয়োগ করুন৷, তারপর ক্লিক করুন পরবর্তী.
10. ক্লিক পরবর্তী, তারপর ক্লিক করুন হ্যাঁ.
11. নির্বাচন করুন একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট ব্যবহার করে উত্তর দিন বিকল্প, তারপর ক্লিক করুন একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট.
12. ক্লিক ভিতরে তাকান, ক্লিক ফাইল সিস্টেমে ব্যবহারকারীর টেমপ্লেট, তারপর আপনি আগে তৈরি করা টেমপ্লেট নির্বাচন করুন এবং ক্লিক করুন খোলা.
13. ক্লিক করুন পরবর্তী বোতাম
14. কোন ব্যতিক্রম সেট করুন, তারপর ক্লিক করুন পরবর্তী.
15. ক্লিক করুন শেষ করুন বোতাম

আমাদের নিবন্ধটি এই পদক্ষেপগুলির জন্য অতিরিক্ত তথ্য এবং ছবি সহ নীচে অব্যাহত রয়েছে। আউটলুকে একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করা একটু জটিল এবং এমন অনেক জায়গা রয়েছে যেখানে আপনি কিছু সেটিংস কাস্টমাইজ করতে পারেন, যা আমরা পরবর্তী বিভাগে আরও আলোচনা করব।

Outlook 2013-এ অফিসের বাইরের উত্তর কীভাবে তৈরি এবং সক্ষম করবেন (ছবি সহ গাইড)

আউটলুকের Microsoft Office 2013 সংস্করণে অফিসের বাইরের উত্তর কীভাবে তৈরি এবং সক্ষম করবেন তা নীচের পদক্ষেপগুলি আপনাকে দেখাবে।

যখন কেউ আপনাকে একটি ইমেল পাঠায়, আউটলুক স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার তৈরি অফিসের বাইরের বার্তা সহ উত্তর পাঠাবে। মনে রাখবেন যে এটি কাজ করার জন্য Outlook 2013 খোলা থাকতে হবে। আপনি অফিসের বাইরে থাকার পুরো সময়ের জন্য Outlook 2013 খোলা রাখতে অক্ষম হলে, আপনি আপনার ইমেল হোস্টের মাধ্যমে সরাসরি অফিসের বাইরে উত্তর সেট করা ভালো হবে।

নীচের লিঙ্কগুলি আপনাকে দেখাবে যে আপনি যদি আপনার কম্পিউটার এবং আউটলুক 2013 আপনার সম্পূর্ণ অনুপস্থিতির জন্য চালু রাখতে না পারেন তবে কয়েকটি জনপ্রিয় ইমেল সরবরাহকারীর জন্য কীভাবে অফিসের বাইরে উত্তর সেট করবেন।

• Gmail অ্যাকাউন্টের জন্য অফিসের বাইরের উত্তর কীভাবে সেট করবেন
• ইয়াহু অ্যাকাউন্টের জন্য অফিসের বাইরে উত্তর কীভাবে সেট করবেন
• Outlook.com অ্যাকাউন্টের জন্য অফিসের বাইরের উত্তর কীভাবে সেট করবেন

নীচের ধাপগুলি আপনাকে দেখাবে কিভাবে Outlook 2013-এ অফিসের বাইরের উত্তর তৈরি করতে হয় যদি আপনার কোনো এক্সচেঞ্জ সার্ভার অ্যাকাউন্ট না থাকে এবং আপনি একটি IMAP বা POP3 অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন। যদি আপনার কাছে এক্সচেঞ্জ থাকে, তাহলে আপনি গিয়ে অফিসের বাইরের উত্তর বা অন্যান্য অফিস স্বয়ংক্রিয় উত্তর তৈরি করতে পারেন ফাইল > তথ্য > স্বয়ংক্রিয় উত্তর.

ধাপ 1: আউটলুক 2013 খুলুন।

ধাপ 2: ক্লিক করুননতুন ইমেইল বোতাম

ধাপ 3: ইমেলের টেক্সট বক্স বডিতে আপনার অফিসের বাইরে বার্তা টাইপ করুন।

ধাপ 4: ক্লিক করুন ফাইল উইন্ডোর উপরের বাম দিকে।

ধাপ 5: ক্লিক করুন সংরক্ষণ করুন.

ধাপ 6: টেমপ্লেটের জন্য একটি নাম টাইপ করুন ফাইলের নাম ক্ষেত্র, তারপর ক্লিক করুন টাইপ হিসাবে সংরক্ষণ করুন ড্রপডাউন মেনু, নির্বাচন করুন আউটলুক টেমপ্লেট, তারপর ক্লিক করুন সংরক্ষণ বোতাম

ধাপ 7: ক্লিক করুন বাড়ি উইন্ডোর উপরের ট্যাবটিতে ক্লিক করুন নিয়ম এর মধ্যে বোতাম সরান ফিতার অংশ, তারপর ক্লিক করুন নিয়ম এবং সতর্কতা পরিচালনা করুন বোতাম

ধাপ 8: ক্লিক করুন নতুন নিয়ম বোতাম

ধাপ 9: ক্লিক করুন আমি প্রাপ্ত বার্তাগুলিতে নিয়ম প্রয়োগ করুন৷ বিকল্প, তারপর ক্লিক করুন পরবর্তী.

ধাপ 9: ক্লিক করুন পরবর্তী বোতাম, যদি না আপনি শুধুমাত্র নির্দিষ্ট শর্তে অফিসের বাইরে উত্তর পাঠাতে চান। আপনি যদি কোনো বিকল্প নির্বাচন না করে থাকেন, তাহলে ক্লিক করুন হ্যাঁ আপনি প্রাপ্ত প্রতিটি বার্তায় এই নিয়মটি প্রয়োগ করতে চান তা নিশ্চিত করতে বোতাম।

ধাপ 10: এর বাম দিকের চেক বক্সটি নির্বাচন করুন একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট ব্যবহার করে উত্তর দিন বিকল্প, তারপর ক্লিক করুন একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট উইন্ডোর নীচের অংশে বিকল্প।

ধাপ 11: ক্লিক করুন ভিতরে তাকান ড্রপডাউন মেনুতে ক্লিক করুন ফাইল সিস্টেমে ব্যবহারকারীর টেমপ্লেট বিকল্প, তারপর আপনি আগে তৈরি টেমপ্লেট নির্বাচন করুন এবং ক্লিক করুন খোলা বোতাম

ধাপ 12: ক্লিক করুন পরবর্তী বোতাম

ধাপ 13: প্রতিটি বিকল্পের বাম দিকে চেক বক্সে ক্লিক করে আপনি যে ব্যতিক্রমগুলি চান তা সেট করুন, তারপরে ক্লিক করুন পরবর্তী বোতাম

ধাপ 14: ক্লিক করুন শেষ করুন আপনার অফিসের বাইরে বার্তা সেটআপ সম্পূর্ণ করতে এবং স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠানো শুরু করতে বোতাম।

পূর্বে উল্লিখিত হিসাবে, আপনার কম্পিউটার চালু থাকতে হবে, এবং এটি কাজ করার জন্য Outlook 2013 খুলতে হবে। যদি আপনার কম্পিউটার একটি নির্দিষ্ট সময়ের নিষ্ক্রিয়তার পরে ঘুমাতে বা হাইবারনেট করার জন্য সেট আপ করা হয়, তাহলে Outlook 2013-এ অফিসের বাইরে উত্তর পাঠানোর এই পদ্ধতিটি কাজ করবে না।

আপনি যখন অফিসের বাইরে থেকে ফিরে আসবেন, আপনি গিয়ে এই নিয়মটি বন্ধ করতে পারেন নিয়ম > নিয়ম এবং সতর্কতা পরিচালনা করুন (যেখানে আমরা উপরের 7 ধাপে ছিলাম) তারপর চেক মার্কটি সরাতে নিয়মের বাম দিকের বাক্সে ক্লিক করুন। দুর্ভাগ্যবশত এই স্বতঃ-উত্তর পদ্ধতির সাথে একটি শুরুর সময় বা শেষ সময় নির্দিষ্ট করার কোনো উপায় নেই।

মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে অটো-রিপ্লাই ব্যবহার করার জন্য অতিরিক্ত নোট

• আপনার অফিসের বাইরের উত্তরে একটি শুরুর সময় এবং শেষের সময় অন্তর্ভুক্ত করা সাধারণত একটি ভাল ধারণা যাতে আপনার ইমেল পরিচিতিগুলি মোটামুটিভাবে জানতে পারে যে কখন তারা আপনার কাছ থেকে ফিরে আসার আশা করবে৷
• আপনার যদি আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টের একটি ওয়েব-ভিত্তিক সংস্করণে অ্যাক্সেস থাকে, যেমন একটি Outlook ওয়েব অ্যাকাউন্ট বা Gmail, তাহলে আপনি পরিবর্তে আপনার অফিসের বাইরে উত্তর পাঠাতে এটি ব্যবহার করা ভাল হতে পারে। এই উভয় ইমেল প্রদানকারীর একটি ডেডিকেটেড ছুটির প্রতিক্রিয়া বিকল্প রয়েছে যেখানে আপনি এটিকে আরও ভালভাবে স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন, এমনকি আপনি কখন অনুপলব্ধ হবেন তার জন্য একটি তারিখের সীমা বেছে নেওয়ার অনুমতি দেয়৷
• নিয়ম ডায়ালগ বক্স অফিসের বাইরের উত্তরের চেয়ে অনেক বেশি ব্যবহার করা যেতে পারে। আমি আমার সংস্থার বাইরের লোকেদের বা আমার সংস্থার ভিতরের লোকেদের জন্য বিভিন্ন প্রতিক্রিয়া তৈরি করতে এটি ব্যবহার করতে পারি এবং আমি বিষয় বা প্রেরকের উপর ভিত্তি করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেলগুলি ফিল্টার করতে পারি৷
• উপরের নির্দেশিকাটি আপনার যদি এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট না থাকে তবে অফিসের বাইরে উত্তর তৈরি করতে আপনাকে সাহায্য করার জন্য। আপনার যদি একটি থাকে তবে এই পুরো প্রক্রিয়াটি অনেক সহজ। অফিসের বাইরে একজন সহকারী আছেন ফাইল ট্যাব যেখানে আপনি স্বয়ংক্রিয় উত্তর কনফিগার করতে পারেন এবং এমনকি সেই উত্তরগুলির জন্য একটি সময়সীমা নির্দিষ্ট করতে পারেন। স্বয়ংক্রিয় উত্তর উইন্ডোতে উভয়ের জন্য একটি পৃথক সংস্থা ট্যাব রয়েছে আমার সংস্থার বাইরে এবং আমার সংস্থার ভিতরে পরিচিতি যাতে আপনি প্রতিটি উত্তর বার্তা আলাদাভাবে সামঞ্জস্য করতে পারেন।

আপনি কি চান আউটলুক 2013 নতুন বার্তাগুলি আরও ঘন ঘন পরীক্ষা করুক? আপনি যতবার চান ততবার নতুন বার্তাগুলি পরীক্ষা করতে Outlook 2013-এ প্রেরণ এবং গ্রহণ সেটিংস সামঞ্জস্য করুন৷

আরো দেখুন

• কিভাবে আউটলুকে অফলাইনে কাজ নিষ্ক্রিয় করবেন
• আউটলুকে কীভাবে স্ট্রাইকথ্রু করবেন
• আউটলুকে কিভাবে একটি ভিকার্ড তৈরি করবেন
• আউটলুকে ব্লক করা প্রেরকের তালিকা কীভাবে দেখতে হয়
• আউটলুকে কিভাবে জিমেইল সেট আপ করবেন