আউটলুক 2016 বিভিন্ন সরঞ্জামের একটি সংখ্যা অফার করে যা আপনাকে আপনার ইমেলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাজাতে সাহায্য করে। এটি নিয়মের সাথে সম্পন্ন করা হয়, যা এমনকি অফিসের বাইরে উত্তর পাঠানোর মতো কিছু করার জন্য কনফিগার করা যেতে পারে। আপনি যখন বিষয় বা প্রেরকের উপর ভিত্তি করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বার্তা সাজানোর নিয়ম ব্যবহার করা শুরু করেন, তখন আপনি দেখতে পাবেন যে আপনার প্রতিষ্ঠানের স্তর আপনার প্রয়োজনীয় ইমেলগুলি খুঁজে পাওয়া সহজ করে তোলে।
মাঝে মাঝে আপনি নিশ্চিত করতে চাইতে পারেন যে আপনি আপনার আউটলুক ফোল্ডারের কোনো গুরুত্বপূর্ণ তথ্য হারাবেন না, তাই আপনি সেগুলির কয়েকটির ব্যাকআপ তৈরি করতে শুরু করতে পারেন। কিন্তু একটি আউটলুক ব্যাকআপ ফাইল বড় হতে পারে এবং এটি তৈরি করতে কিছুটা সময় নিতে পারে, তাই আপনি পরিবর্তে শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারের একটি ব্যাকআপ কপি তৈরিতে ফোকাস করতে পারেন৷ নীচের আমাদের টিউটোরিয়াল আপনাকে দেখাবে কিভাবে Outlook 2016-এর একটি ফোল্ডারকে একটি পৃথক ফাইলে ব্যাক আপ করতে হয় যা আপনি সংরক্ষণ করতে পারেন এবং আপনার আসল Outlook ফাইলে কিছু ঘটতে থাকলে অন্য স্থানে যেতে পারেন।
আউটলুক 2016-এ কীভাবে একটি একক ফোল্ডারের একটি ব্যাকআপ কপি তৈরি করবেন
আপনি Outlook 2016-এ কনফিগার করেছেন এমন একটি অ্যাকাউন্টের জন্য ইমেলের একটি একক ফোল্ডারের ব্যাকআপ কপি কীভাবে তৈরি করবেন তা এই নিবন্ধের ধাপগুলি আপনাকে দেখাবে। আপনি ফোল্ডারের এই ব্যাকআপ কপিটিকে আপনার অবস্থানে সংরক্ষণ করতে সক্ষম হবেন। কম্পিউটার, এবং আপনি সেই ব্যাকআপ কপিটি একটি .csv ফাইল বা একটি .pst ফাইল হতে চান কিনা তা চয়ন করার ক্ষমতা আপনার থাকবে৷ একটি .csv ফাইল বিভিন্ন প্রোগ্রামে খোলা যেতে পারে, যেমন নোটপ্যাড বা এক্সেল, যেখানে একটি .pst ফাইল Outlook-এ খোলা যেতে পারে। আপনি যদি ফোল্ডারের ব্যাকআপ কপি অন্য আউটলুক ইনস্টলেশনে আমদানি করার পরিকল্পনা করছেন, তাহলে আপনি .pst নির্বাচন করতে চাইতে পারেন। আপনি যদি পরবর্তী সময়ে সহজেই ইমেলগুলি অ্যাক্সেস করতে সক্ষম হতে চান, তাহলে আপনি .csv ব্যবহার করতে চাইতে পারেন।
ধাপ 1: আউটলুক 2016 খুলুন।
ধাপ 2: ক্লিক করুন ফাইল উইন্ডোর উপরের-বাম দিকে ট্যাব।
ধাপ 3: নির্বাচন করুন খুলুন/রপ্তানি করুন উইন্ডোর বাম দিকে কলামে বিকল্প।
ধাপ 4: ক্লিক করুন আমদানি রপ্তানি বোতাম
ধাপ 5: নির্বাচন করুন একটি ফাইলে রপ্তানি করুন বিকল্প, তারপর ক্লিক করুন পরবর্তী বোতাম
ধাপ 6: আপনি যে ধরনের ব্যাকআপ ফাইল তৈরি করতে চান সেটি বেছে নিন, তারপরে ক্লিক করুন পরবর্তী বোতাম
ধাপ 7: আপনি যে ফোল্ডারটি ব্যাক আপ করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন, তারপরে ক্লিক করুন পরবর্তী বোতাম
ধাপ 8: ক্লিক করুন ব্রাউজ করুন বোতাম এবং আপনার কম্পিউটারে একটি অবস্থান চয়ন করুন যেখানে আপনি ব্যাকআপ কপি সংরক্ষণ করতে চান, তারপরে ক্লিক করুন পরবর্তী বোতাম
ধাপ 9: ক্লিক করুন শেষ করুন ফোল্ডারের ব্যাকআপ কপি তৈরি করতে বোতাম। মনে রাখবেন যে ফোল্ডারে আপনার অনেক ইমেল বার্তা থাকলে এটি একটু সময় নিতে পারে।
যদিও এই গাইডের পদক্ষেপগুলি বিশেষভাবে আপনাকে ইমেলের একটি ফোল্ডার ব্যাকআপ করতে সহায়তা করার জন্য বোঝানো হয়েছে, আপনি আপনার পরিচিতিগুলির ব্যাকআপ নিতেও মূলত একই পদ্ধতি ব্যবহার করতে পারেন। আউটলুক থেকে পরিচিতিগুলিকে কীভাবে একটি ফর্ম্যাটে রপ্তানি করবেন তা খুঁজে বের করুন যা আপনি সহজেই Microsoft Excel এ খুলতে এবং সম্পাদনা করতে পারেন।