Excel 2013 বিভিন্ন ধরনের ফাইল ফরম্যাটের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ, এবং এমনকি আপনি ডিফল্ট ফর্ম্যাটটিও চয়ন করতে পারেন যেখানে Excel 2013 ফাইলগুলি সংরক্ষিত হয়৷ ফাইলের ধরনটি ফাইল-বাই-ফাইলের ভিত্তিতেও নির্বাচন করা যেতে পারে, এটি সহায়ক যখন আপনার কাছে এমন পরিচিতি থাকে যার জন্য একটি নির্দিষ্ট বিন্যাসে তাদের ডেটা প্রয়োজন।
একটি জনপ্রিয় ফরম্যাট হল .csv, এবং Excel 2013 সেই ফাইল এক্সটেনশনের সাথে ফাইল তৈরি করতে সক্ষম যেকোন স্প্রেডশীট থেকে আপনি প্রোগ্রামে খুলেছেন। নীচের আমাদের গাইড আপনাকে কীভাবে দেখাবে।
.csv ফাইল ফরম্যাটে সংরক্ষণ করার আগে বেশ কিছু বিষয় সম্পর্কে সচেতন হতে হবে –
- আপনার কাছে এখনও আসল .xls বা .xlsx ফাইল থাকবে। .csv-এ সেভ করা আপনার ওয়ার্কশীটকে আসল ওয়ার্কশীটের কপি হিসেবে রপ্তানি করে। অতএব, আপনি যদি আপনার ডেটাতে কোনো পরিবর্তন করে থাকেন তবে .csv ফাইলটি সংরক্ষণ করার পরে আসল .xls বা .xlsx ফাইলটি সংরক্ষণ করতে ভুলবেন না।
- একটি .csv ফাইল শুধুমাত্র একটি ওয়ার্কশীট হতে পারে৷ আপনার যদি আপনার ওয়ার্কবুকে একাধিক ওয়ার্কশীট থাকে, তাহলে .csv হিসাবে আপনার সমস্ত ডেটার প্রয়োজন হলে আপনাকে সেগুলির প্রতিটিকে আলাদাভাবে সংরক্ষণ করতে হবে৷
- .csv ফাইল ফরম্যাটের ফাইলগুলি এক্সেল ফর্ম্যাটিং বা বৈশিষ্ট্যগুলির কোনওটি বজায় রাখবে না৷ একটি .csv ফাইল হল "ডিলিমিটার" সহ একটি মৌলিক পাঠ্য নথি যা বিভিন্ন ঘর বা ক্ষেত্রগুলিকে পৃথক করে। নিচে আপনি যে ফাইলটি তৈরি করবেন তাতে কমা ডিলিমিটার থাকবে।
এক্সেল 2013-এ .csv ফাইল ফরম্যাটে কীভাবে সংরক্ষণ করবেন তা এখানে রয়েছে –
- Excel 2013 এ ওয়ার্কশীট খুলুন।
- ক্লিক করুন ফাইল উইন্ডোর উপরের-বাম কোণে ট্যাব।
- ক্লিক সংরক্ষণ করুন জানালার বাম পাশে।
- আপনি যেখানে .csv ফাইলটি সংরক্ষণ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন৷
- ডানদিকের ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন টাইপ হিসাবে সংরক্ষণ করুন, তারপর ক্লিক করুন CSV (কমা সীমাবদ্ধ) বিকল্প
- ক্লিক করুন ঠিক আছে আপনি বুঝতে পেরেছেন যে Excel শুধুমাত্র বর্তমান ওয়ার্কশীট সংরক্ষণ করছে তা নিশ্চিত করার জন্য বোতাম।
- ক্লিক করুন হ্যাঁ আপনি বুঝতে পেরেছেন যে আপনি .csv ফর্ম্যাটে সংরক্ষণ করে কিছু বৈশিষ্ট্য হারাচ্ছেন তা নিশ্চিত করতে পপ-আপ উইন্ডোতে বোতাম।
এই ধাপগুলো নিচে ছবিসহ দেখানো হয়েছে-
ধাপ 1: Excel 2013 এ আপনার ওয়ার্কশীট খুলুন।
ধাপ 2: ক্লিক করুন ফাইল উইন্ডোর উপরের-বাম কোণে ট্যাব।
ধাপ 3: ক্লিক করুন সংরক্ষণ করুন উইন্ডোর বাম দিকে কলামে বোতাম।
ধাপ 4: আপনি আপনার .csv ফাইলটি যেখানে সংরক্ষণ করতে চান সেটি বেছে নিন।
ধাপ 5: ডানদিকের ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন টাইপ হিসাবে সংরক্ষণ করুন, তারপর ক্লিক করুন CSV (কমা সীমাবদ্ধ) বিকল্প মনে রাখবেন যে পাশাপাশি আরও দুটি CSV বিকল্প রয়েছে - CSV (ম্যাকিনটোশ) এবং CSV (MS-DOS), যদি আপনার ফাইলের প্রয়োজন হয় সেই ফরম্যাটের পরিবর্তে।
ধাপ 6: ক্লিক করুন ঠিক আছে পপ-আপ উইন্ডোতে বোতাম। মনে রাখবেন যে আপনার ওয়ার্কবুকে শুধুমাত্র একটি ওয়ার্কশীট থাকলে এটি প্রদর্শিত হবে না।
ধাপ 7: ক্লিক করুন হ্যাঁ আপনি বুঝতে পেরেছেন যে .csv ফাইলের ধরণে সংরক্ষণ করে বিন্যাস হারিয়ে যাবে তা নিশ্চিত করার জন্য বোতাম।
যদি আপনার .csv ফাইলের জন্য আপনার ফাইলের ক্ষেত্রগুলিকে আলাদা করার জন্য একটি ভিন্ন ডিলিমিটারের প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনার প্রয়োজনীয় অক্ষরটি ব্যবহার করতে উইন্ডোজ 7-এ কীভাবে ডিলিমিটার পরিবর্তন করবেন তা শিখুন।